Pytanie

Biblioteka chce zorganizować w swojej siedzibie płatne szkolenie, a od jego uczestników pobierać wpisowe. Prowadzący szkolenie wystawi za nie fakturę na instytucję. Biblioteka nie jest podatnikiem VAT.
Jak zaksięgować wpłaty uczestników i zapłatę za takie szkolenie?

Biblioteka może organizować szkolenia, jeśli taka działalność jest zgodna z jej statutem.

Wyjaśnienie

Biblioteka jako organizator szkolenia samodzielnie ustala jego cenę. Oczywiście kalkulacja ceny powinna być oparta na realnych przesłankach, takich jak:

  • wynagrodzenie prowadzącego,
  • koszty, takie jak zużycie prądu i sprzątanie, oraz ewentualna woda dla prowadzącego i słuchaczy,
  • a także zysk, który może osiągnąć.

Instytucja nie musi organizować szkolenia po kosztach, czyli szkolenie może przynieść dodatkowy przychód. W takim przypadku będzie to przychód własny biblioteki. Proszę pamiętać, że instytucja kultury, także biblioteka, ma obowiązek pokrywać koszty swojej działalności z uzyskanych przychodów, w tym dotacji czy dochodów z prowadzonej dodatkowej działalności gospodarczej (art. 28 ust. 1 Ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, dalej: ustawa o działalności kulturalnej).

Może się zdarzyć, że instytucja kultury osiągnie dodatkowy przychód z prowadzonego szkolenia. Wtedy ma szanse na zrealizowanie dodatkowych zadań. Ze względu na to, że biblioteka nie prowadzi szkoleń cyklicznie, to przychody z nich może zaliczyć do pozostałych przychodów operacyjnych lub innych przychodów ze sprzedaży, w zależności od zapisów w polityce rachunkowości i zgodnie ze swoim planem kont. W księgach rachunkowych wpływ środków za sprzedane usługi — wpisowe — ujmuje się zapisem:

  • Wn 130 „Rachunek bankowy” lub 100 „Kasa”,
  • Ma konto zespołu 7.

Przedpłaty na poczet usług, których wykonanie nastąpi w przyszłych okresach sprawozdawczych (np. opłata za udział w szkoleniu), ewidencjonuje się za pomocą konta 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”. W takim przypadku przeksięgowanie przedpłat na konto sprzedaży następuje w miesiącu wykonania usługi.

Rozliczenie z osobą przeprowadzającą szkolenie powinno wynikać z zawartej umowy lub wystawionej faktury lub z jednego i drugiego. Umowa jest bezpieczną formą, gdyż można w niej zawrzeć klauzule dotyczące np. przypadków niedojścia szkolenia do skutku. Jeśli to prowadzący zorganizuje szkolenie, to wystawioną przez niego fakturę instytucja kultury ujmuje jako pozostałe koszty operacyjne (jeśli organizacja szkoleń nie jest działalnością statutową biblioteki) i do ksiąg rachunkowych wprowadzi zapisy:

  1. Faktura za szkolenie:
    • Wn 765 „Pozostałe koszty operacyjne”,
    • Wn 222 „VAT należny” — jeśli VAT jest do rozliczenia,
    • Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (analitycznie: „Imienne konto szkolącego”).
  2. Zapłata za fakturę:
    • Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (analitycznie: „Imienne konto szkolącego”),
    • Ma 130 „Rachunek bankowy”.

Natomiast jeśli biblioteka zawrze umowę-zlecenia i wypłaci prowadzącemu wynagrodzenie na jej podstawie lub otrzymanego rachunku za wykonane i przyjęte prace objęte umową, to księgowanie może wyglądać następująco:

  1. Zarachowanie wynagrodzeń na podstawie otrzymanego rachunku:
    • Wn 404 „Wynagrodzenia”,
    • Ma 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” (analitycznie: „Rozrachunki z tytułu umowy-zlecenia”).
  2. Składki ZUS:
    • Wn 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” (analitycznie: „Rozrachunki z tytułu umowy-zlecenia”),
    • Ma 220 „Rozrachunki publicznoprawne” (analitycznie: „Rozrachunki z ZUS”).
  3. Zaliczka na podatek dochodowy:
    • Wn 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
    • Ma 220 „Rozrachunki publicznoprawne” (analitycznie: „Rozrachunki z US”).
  4. Wypłata wynagrodzenia dla szkolącego:
    • Wn 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
    • Ma 130 „Rachunek bankowy”.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 1 lutego 2021 r. poz. 217; ost. zm. Dz.U. z 30 listopada 2020 r. poz. 2123)