Pytanie

Od 2022 r. w instytucji kultury funkcjonuje konto „Fundusz środków trwałych”. Na podstawie dokumentu PK (polecenie księgowania) dokonano zapisu dotyczącego amortyzacji:

  • 401-11 „Amortyzacja środków trwałych” / 070 „Umorzenie środków trwałych”,
  • 800-50 „Fundusz środków trwałych” / 760-11 „Pozostałe przychody operacyjne — środki trwałe amortyzowane stopniowo”.

W 2022 r. po zaksięgowaniu amortyzacji na koncie 800-50 „Fundusz środków trwałych” powstało saldo po stronie Wn, ale, biorąc pod uwagę ogólnie konto 800, saldo powstało po stronie Ma, więc nie wzbudziło większych wątpliwości. Wprowadzając amortyzację dokumentem PK za 2023 r., będzie miała miejsce taka sama sytuacja jak w 2022 r.
W jaki sposób dokonać korekty i prawidłowo zaksięgować amortyzację za 2023 r.?

Księgowanie 800-50 „Fundusz środków trwałych” / 760-11 „Pozostałe przychody operacyjne — środki trwałe amortyzowane stopniowo” w wysokości amortyzacji jest błędne i trzeba je skorygować.

Wyjaśnienie

Instytucja kultury prawidłowo księgowała amortyzację zapisem:

  • Wn 400 „Amortyzacja”,
  • Ma 070 „Umorzenie środków trwałych”.

Aby kwota amortyzacji mogła zwiększyć pozostałe przychody operacyjne, oznaczałoby to drugostronne zaksięgowanie na koncie funduszu instytucji kultury (tak zrobiła instytucja kultury na podstawie dokumentu PK), a tego robić nie wolno. Niestety, taka sytuacja może prowadzić do powstania straty (ujemnego wyniku finansowego). Na koncie pozostałych przychodów operacyjnych równolegle do odpisów amortyzacyjnych ujmuje się tylko zapis dotyczący środków trwałych zaewidencjonowanych na koncie 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” (art. 41 ust. 1 pkt 2 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości). Takiego zapisu nie stosuje się do mienia wydzielonego, a tak najprawdopodobniej było w tym przypadku.

A zatem błędem było równoległe księgowanie wartości amortyzacji na koncie 800 „Fundusz instytucji kultury” (analitycznie: „Fundusz środków trwałych”) w korespondencji z kontem „Pozostałe przychody operacyjne”.

Proszę pamiętać, że fundusz instytucji kultury odzwierciedla wartość mienia wydzielonego dla instytucji kultury w momencie jego utworzenia i ulega zwiększeniu o wartość niepodlegających amortyzacji aktywów trwałych sfinansowanych z dotacji lub otrzymanych nieodpłatnie oraz zmniejszeniu o wartość niepokrytej straty netto (art. 29 ust. 2 Ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, dalej: ustawa o działalności kulturalnej). Przy czym, jeśli strata netto jest wyższa niż fundusz rezerwowy, pozostałą jej część pokrywa się z funduszu instytucji kultury (art. 29 ust. 4 ustawy o działalności kulturalnej).

Trzeba skorygować powstały błąd, wprowadzając do ksiąg rachunkowych zapis w wartości zaksięgowanej amortyzacji:

  • Wn 820 „Rozliczenie wyniku finansowego”,
  • Ma 800 „Fundusz instytucji kultury (analitycznie: „Fundusz środków trwałych”)

oraz:

  • Wn 760 „Pozostałe przychody operacyjne”,
  • Ma 820 „Rozliczenie wyniku finansowego”.

Natomiast amortyzację bieżąco i za kolejne lata należy ujmować tylko zapisem:

  • Wn 400 „Amortyzacja środków trwałych”,
  • Ma 070 „Umorzenie środków trwałych”.

Amortyzacja może powodować ujemny wynik finansowy, co może doprowadzić do zerowego funduszu instytucji kultury i w skrajnym przypadku ujemnego funduszu rezerwowego.

Podstawa prawna

  • Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 16 stycznia 2023 r. poz. 120; ost. zm. Dz.U. z 14 lutego 2023 r. poz. 295)
  • Ustawa z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jedn. Dz.U. z 7 lutego 2020 r. poz. 194; ost. zm. Dz.U. z 21 sierpnia 2023 r. poz. 1662)