W 2023 r. instytucja kultury wpłaciła akredytację na podstawie zgłoszenia do konkursu tanecznego grupy działającej przy miejskim centrum kultury. W księgach rachunkowych ujęto tę wpłatę na koncie rozrachunkowym. Niestety, do tej pory nie otrzymano za nią faktury.
Czy taką wpłatę można ująć w kosztach i na jakiej podstawie?
Dostawca (w tym przypadku organizator konkursu tanecznego) ma obowiązek wystawić fakturę.
W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, dyrektor instytucji kultury może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane VAT oraz skup metali nieżelaznych od ludności (art. 20 ust. 4 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, dalej: ustawa o rachunkowości).
Akredytacja była formą wpisowego potwierdzającą uczestnictwo grupy tanecznej w konkursie. Wpisowe za udział w konkursie jest odpłatnym świadczeniem usług, które podlega opodatkowaniu VAT.
Organizator konkursu jest zobowiązany wystawić fakturę nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę, czyli po konkursie (art. 106i ust. 1 Ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług).
Niewystawienie faktury na podstawie art. 62 § 1 Ustawy z 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy jest przestępstwem skarbowym i podlega karze grzywny.
Instytucja kultury powinna jak najszybciej wystąpić do organizatora konkursu z żądaniem wystawienia faktury.
Warto także uświadomić kontrahentowi, że nie jest bezkarny.
W księgach rachunkowych w momencie zapłaty wpisowego instytucja kultury wprowadziła zapis:
Dla celów bilansowych brak faktury nie jest przeszkodą w ujęciu zakupu usługi w księgach rachunkowych, skoro jej wartość oraz tytuł są znane.
Zgodnie z zasadami memoriału oraz współmierności przychodów i kosztów (art. 6 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości) koszty oraz przychody ujmuje się w księgach rachunkowych okresu, którego dotyczą.
Wartość netto usługi (wpisowego) obciąża wynik finansowy instytucji kultury w miesiącu dokonania wpłaty, natomiast naliczony VAT, którego podstawą odliczenia jest faktura, podlega odliczeniu po jej otrzymaniu.
Jeśli instytucja kultury nie otrzymała faktury w miesiącu dokonania wpłaty wpisowego, to może ująć w księgach jej wartość netto zapisem:
Natomiast po otrzymaniu faktury instytucja rozliczy VAT, wprowadzając do ksiąg zapis: