Gmina — organizator — przekazała instytucji kultury odpłatnie (100 zł/rocznie) budynek wraz z gruntem (aktem notarialnym) w użytkowanie na prowadzenie działalności statutowej. W akcie notarialnym nie wskazano żadnej wartości nieruchomości. Instytucja nie amortyzuje nieruchomości, musi jednak przyjąć ją do ewidencji pozabilansowej jako „Obce środki trwałe”.
Jaką wartość wskazać w tej ewidencji?
W przypadku, gdy akt prawny nie zawiera wartości nieruchomości, instytucja kultury powinna porozumieć się z organizatorem.
Użytkowanie jest ograniczonym prawem rzeczowym (art. 252 Ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, dalej: kc), rzecz można obciążyć prawem do jej używania i do pobierania jej pożytków, a przede wszystkim jest odpłatne. Zwracam uwagę, że pojęcie użytkowania różni się od umowy użyczenia. W ramach umowy użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu, przez czas oznaczony lub nieoznaczony, na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy (art. 710 kc).
W ewidencji pozabilansowej ujmowane są zdarzenia gospodarcze, które pozostają bez wpływu na wartość aktywów i pasywów oraz przychodów i rozchodów w jednostce. Są one jednak istotne ze względu na potrzeby sprawozdawcze, kontrolne lub informacyjne.
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości) nie reguluje zasad prowadzenia ewidencji pozabilansowej. Wymaga jednak, aby wartość obcych środków trwałych ujawnić w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego (poz. 1 pkt 4 i 5 dodatkowych informacji i objaśnień, załącznik nr 1 do ustawy o rachunkowości).
Ponadto inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się znajdujące się w instytucji kultury składniki aktywów będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu (art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości).
Ze względu na to, że w sprawozdaniu finansowym trzeba ująć wartość użytkowanych środków trwałych, a ta nie została określona w akcie notarialnym, instytucja kultury powinna: