Pytanie

W grudniu 2015 r. na podstawie faktury proforma główny księgowy instytucji zapłacił 600 zł za domenę internetową za 2016 r. Operację tę zaksięgował w księgach roku 2015 na kontach rozrachunków z dostawcami i rachunku bankowego, a w 2016 r. — po otrzymaniu faktury — na kontach pozostałych kosztów w całej kwocie i rozrachunki z dostawcami.
Czy takie księgowania są poprawne czy też może naruszają art. 6 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości) oraz zasady dotyczące momentu ujmowania wydatków w kosztach uzyskania przychodów, wynikające z Ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: updop)?

Zasady ewidencji księgowej czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów powinna określać polityka rachunkowości instytucji kultury. Przy czym przyjęty sposób ewidencji księgowej nie może naruszać podstawowych zasad rachunkowości.

Wyjaśnienie

Instytucja kultury zobowiązana jest do stosowania przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy (art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości). W pytaniu przywołano art. 6 ustawy o rachunkowości, który zawiera dwie z podstawowych zasad rachunkowości — zasadę memoriału oraz współmierności kosztów i przychodów. Zgodnie z zasadą memoriału (art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości), w księgach rachunkowych należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Natomiast dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów — do aktywów danego okresu sprawozdawczego zalicza się koszty dotyczące przyszłych okresów. Instytucja kultury dokonuje czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych (art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Jednak instytucja kultury w ramach przyjętych zasad rachunkowości może stosować uproszczenia pod warunkiem, że nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy jednostki (art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Uproszczenie to polega na jednorazowym odpisie w koszty (w tym przypadku: utrzymania domeny internetowej) w wartości dotyczącej tego roku obrotowego (w tym przypadku: jednorazowo w koszty po otrzymaniu faktury w 2016 r.). Uproszczenie polegające na dokonywaniu jednorazowego odpisu kosztów może mieć zastosowanie w odniesieniu do wydatków pojedynczych o niewielkiej wartości. Ponadto trzeba wziąć pod uwagę koszty z innych tytułów (np. prenumerata), które także mogą podlegać rozliczeniu w czasie. Łącznie takie wydatki odniesione bezpośrednio w koszty miesiąca, w którym zostały poniesione, mogą stanowić znaczącą kwotę i zniekształcić wynik finansowy.

Dlatego wskazane jest, przed przyjęciem do stosowania uproszczeń w zakresie rozliczeń międzyokresowych kosztów, przeanalizowanie wszystkich wydatków podlegających rozliczaniu w czasie i dokonanie ich oceny pod kątem istotności. Nabycia domeny internetowej, choć jest ono wydatkiem związanym z prowadzoną działalnością oraz osiąganymi przez instytucję kultury przychodami, nie można ściśle powiązać z żadnym konkretnym przychodem. A zatem są to koszty pośrednie, a momentem ich potrącenia w kosztach podatkowych będzie data poniesienia tych wydatków (art. 15 ust. 4d updop), czyli zaksięgowanie faktury.

Podstawa prawna

  • Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 19 lipca 2016 r. poz. 1047)
  • Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 27 czerwca 2014 r. poz. 851; ost. zm. Dz.U. z 13 września 2016 r. poz. 1454)