Instytucja kultury modernizuje budynek z dotacji z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz organizatora. Za opóźnienie realizacji zadania wykonawcy naliczono karę umowną.
Zgodnie z umową z MKiDN, kara umowna obniża wysokość przyznanej dotacji i tym samym oznacza finansowanie inwestycji ze środków własnych.
Czy naliczona wykonawcy kara umowna jest dla ośrodka kultury jednocześnie przychodem i kosztem operacyjnym?
Jak ją ująć w ewidencji księgowej?
Jakie paragrafy klasyfikacji budżetowej zastosować?
Kara umowna zmniejsza wysokość przyznanej dotacji, a zatem nie jest kosztem dla instytucji kultury.
Otrzymane kary umowne zalicza się do przychodów z pozostałej działalności operacyjnej, a zapłacone do pozostałych kosztów operacyjnych (art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, dalej: ustawa o rachunkowości). Pozostałe koszty i przychody operacyjne to koszty i przychody pośrednio związane z działalnością operacyjną instytucji kultury, a w szczególności związane m.in. z odszkodowaniami, karami i grzywnami.
Proszę zwrócić uwagę, że instytucja kultury naliczyła karę umowną wykonawcy, a zatem osiągnie przychód. Jednak nie poniesie żadnego kosztu związanego z tą karą. Jej wartość zmniejszy przekazaną przez MKiDN dotację celową, a to nie stanowi kosztu dla instytucji kultury.
W księgach rachunkowych ośrodek kultury może to ująć następująco:
Warto pamiętać, że zmniejszenie dotacji wpływa na kwotę, która zwiększy pozostałe przychody operacyjne w korespondencji z kontem rozliczeń międzyokresowych przychodów równolegle do odpisów amortyzacyjnych środka trwałego (art. 41 ustawy o rachunkowości). Przypominam także, że instytucje kultury nie mają obowiązku stosowania paragrafów klasyfikacji budżetowej, ponieważ nie dotyczy ich Rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
Jeśli organizator wymaga od instytucji kultury ich używania (np. w sprawozdaniu czy też przy rozliczeniu dotacji), to sam powinien zadbać o to, aby podać głównemu księgowemu konkretne paragrafy klasyfikacji budżetowej, które powinien stosować.