Pytanie

Instytucja kultury podpisała z organizatorem umowę dotyczącą sfinansowania dotacją celową zadania „Monografia”. Ze względu na to, że zadanie to zakwalifikowano jako inwestycyjne, środki finansowe otrzymane przez instytucję ujęto w ewidencji księgowej na koncie 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”. Wydane w ramach monografii publikacje mają być przekazywane w ciągu roku nieodpłatnie dla społeczności lokalnej w celach promocyjnych. Zadanie zrealizowano w grudniu ub.r. i w tym samym miesiącu część książek przekazano już w ramach promocji.
W jaki sposób ująć w księgach rachunkowych koszty związane w wydawnictwem i z nieodpłatnym przekazaniem książek?

Instytucja kultury prawidłowo zakwalifikowała wpływ dotacji celowej jako rozliczenia międzyokresowe przychodów.

Wyjaśnienie

Instytucja kultury może stosować uproszczenie polegające na odpisywaniu w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu połączonym z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy (art. 17 ust. 2 pkt 4 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości). Rezygnacja z ewidencji materiałów podczas ich składowania i odpisywanie ich wartości w koszty w momencie zakupu połączona jest jednak z obowiązkiem okresowego ustalania stanu tych składników aktywów, ich wyceną i korektą kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.

W przypadku przyjęcia przez instytucję kultury takiego rozwiązania i potraktowania wydanych książek jako materiałów, ich nabycie wprowadzi do ksiąg rachunkowych zapisem:

  • Wn 401 „Zużycie materiałów i energii”,
  • Wn 221 „VAT naliczony” — jeśli VAT jest do odliczenia,
  • Ma 200 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”.

Na dzień bilansowy ustalony stan niezużytych materiałów (książek) instytucja ujmie w księgach rachunkowych zapisem:

  • Wn 310 „Materiały”,
  • Ma 401 „Zużycie materiałów i energii”.

Na początku następnego okresu sprawozdawczego lub bezpośrednio przed ustaleniem nowego stanu materiałów powinno nastąpić rozliczenie w ciężar kosztów wartości materiałów ustalonej na koniec poprzedniego okresu zapisem:

  • Wn 401 „Zużycie materiałów i energii”,
  • Ma 310 „Materiały”.

Prawidłowe będzie również przyjęcie zasady korekty kosztów na koniec okresu sprawozdawczego o zmianę stanu (wartości) zapasu materiałów w stosunku do ich stanu z końca okresu poprzedzającego. Księgowana będzie wtedy tylko kwota zmniejszająca wartość zapasu.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 16 stycznia 2023 r. poz. 120; ost. zm. Dz.U. z 14 lutego 2023 r. poz. 295)