Centrum kultury znajduje się w budynku, w którym mieści się również biblioteka. Rachunki za energię i ogrzewanie płaci centrum, a następnie notą księgową na podstawie porozumienia obciąża bibliotekę.
Ewidencjonowanie faktur kosztowych, które są podstawą refaktury, z całkowitym pominięciem kont kosztowych i ujmowanie ich na kontach rozrachunkowych czy rozliczeniowych jest nieprawidłowe.
Ogólne zasady dokumentacji operacji gospodarczych określają art. 21 i 22 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości). Nie wolno jednak zapominać o przepisach Ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT).
Fakturę wystawia się w sytuacji wykonywania wszystkich czynności podlegających opodatkowaniu VAT (art. 5 i art. 106b ustawy o VAT). Natomiast notę księgową (obciążeniową) — gdy jej przedmiotem nie są towary i usługi w rozumieniu ustawy o VAT, czyli np. wtedy, gdy centrum kultury nalicza odsetki karne albo kary umowne. Moim zdaniem, przy obciążeniu biblioteki opłatą za media centrum kultury powinno wystawić tzw. refakturę. Chyba, że instytucja kultury nie jest podatnikiem VAT, wtedy wystawienie noty księgowej będzie zasadne. Przypominam, że każda instytucja kultury ma obowiązek przyjąć politykę rachunkowości, a także rzetelnie i jasno przedstawić sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy (art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Zasady ujmowania w księgach refaktur powinny być opisane w polityce rachunkowości centrum kultury.
Nieprawidłowe jest ewidencjonowanie faktur kosztowych, będących podstawą refaktury, z pominięciem kont kosztowych i ujmowanie ich na kontach rozrachunkowych czy rozliczeniowych, a także księgowanie refaktury jako zmniejszenie kosztów. Przychody i koszty związane z refakturowaniem mediów wiążą się najczęściej z działalnością operacyjną instytucji kultury pośrednio, a zatem należy je ujmować odpowiednio na koncie pozostałych przychodów lub kosztów operacyjnych.
W księgach centrum kultury można dokonać następujących zapisów:
Warto pamiętać, aby koszty i przychody związane z refakturowaniem ująć w księgach rachunkowych w tym samym okresie sprawozdawczym.
Jeżeli instytucja kultury nie jest podatnikiem VAT, może wystawić notę księgową. Księgowanie noty obciążeniowej za media wygląda tak samo jak w przypadku faktury, z tym że należy pominąć zapisy dotyczące VAT.