Pytanie

Centrum kultury znajduje się w budynku, w którym mieści się również biblioteka. Rachunki za energię i ogrzewanie płaci centrum, a następnie notą księgową na podstawie porozumienia obciąża bibliotekę.

  • Jak zaksięgować zwrot poniesionego wydatku, np. za energię? Czy jako przychody na koncie zespołu 7 czy zmniejszenie kosztów na koncie zespołu 4?
  • Czy zwrot kosztów z biblioteki należy zaksięgować na kontach 130 „Rachunek bankowy” / 401 „Zużycie materiałów i energii”, czy też 130 „Rachunek bankowy” / 760 „Pozostałe przychody operacyjne”?

Ewidencjonowanie faktur kosztowych, które są podstawą refaktury, z całkowitym pominięciem kont kosztowych i ujmowanie ich na kontach rozrachunkowych czy rozliczeniowych jest nieprawidłowe.

Wyjaśnienie

Ogólne zasady dokumentacji operacji gospodarczych określają art. 21 i 22 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości). Nie wolno jednak zapominać o przepisach Ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT).

Fakturę wystawia się w sytuacji wykonywania wszystkich czynności podlegających opodatkowaniu VAT (art. 5 i art. 106b ustawy o VAT). Natomiast notę księgową (obciążeniową) — gdy jej przedmiotem nie są towary i usługi w rozumieniu ustawy o VAT, czyli np. wtedy, gdy centrum kultury nalicza odsetki karne albo kary umowne. Moim zdaniem, przy obciążeniu biblioteki opłatą za media centrum kultury powinno wystawić tzw. refakturę. Chyba, że instytucja kultury nie jest podatnikiem VAT, wtedy wystawienie noty księgowej będzie zasadne. Przypominam, że każda instytucja kultury ma obowiązek przyjąć politykę rachunkowości, a także rzetelnie i jasno przedstawić sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy (art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Zasady ujmowania w księgach refaktur powinny być opisane w polityce rachunkowości centrum kultury.

Nieprawidłowe jest ewidencjonowanie faktur kosztowych, będących podstawą refaktury, z pominięciem kont kosztowych i ujmowanie ich na kontach rozrachunkowych czy rozliczeniowych, a także księgowanie refaktury jako zmniejszenie kosztów. Przychody i koszty związane z refakturowaniem mediów wiążą się najczęściej z działalnością operacyjną instytucji kultury pośrednio, a zatem należy je ujmować odpowiednio na koncie pozostałych przychodów lub kosztów operacyjnych.

W księgach centrum kultury można dokonać następujących zapisów:

  1. Faktura za zakup mediów:
    • Wn 300 „Rozliczenie zakupu” — wartość netto,
    • Ma 221 „VAT naliczony” — kwota VAT podlegająca odliczeniu,
    • Ma 201 „Rozrachunki z dostawcami” — wartość brutto.
  2. Rozliczenie zakupu:
    • Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne”,
    • Ma 300 „Rozliczenie zakupu”.
  3. Refaktura dotycząca mediów biblioteki:
    • Wn 202 „Rozrachunki z odbiorcami” — kwota brutto,
    • Ma 222 „VAT należny” — kwota VAT należnego,
    • Ma 760 „Pozostałe przychody operacyjne” — wartość netto.

Warto pamiętać, aby koszty i przychody związane z refakturowaniem ująć w księgach rachunkowych w tym samym okresie sprawozdawczym.

Jeżeli instytucja kultury nie jest podatnikiem VAT, może wystawić notę księgową. Księgowanie noty obciążeniowej za media wygląda tak samo jak w przypadku faktury, z tym że należy pominąć zapisy dotyczące VAT.

Podstawa prawna

  • Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 11 marca 2013 r. poz. 330; ost. zm. Dz.U. z 13 sierpnia 2015 r. poz. 1166)
  • Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054; ost. zm. Dz.U. z 4 maja 2015 r. poz. 605)