• Inwentaryzacja jest częścią kontroli zarządczej
  • Tylko kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za inwentaryzację
  • Za niedopełnienie obowiązków inwentaryzacyjnych grożą kary

Inwentaryzacja jest obowiązkowa dla wszystkich jednostek, które stosują ustawę z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości), a więc także dla instytucji kultury. Przepisy dotyczące inwentaryzacji zawiera rozdział 3 ustawy o rachunkowości Inwentaryzacja.

Odstąpienie od inwentaryzacji

Tylko w ściśle określonych przypadkach można odstąpić od inwentaryzacji (art. 26 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Są to sytuacje, gdy:

  • ogłoszono upadłość z możliwością zawarcia układu i jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych,
  • nastąpi połączenie lub podział jednostek, a strony w drodze umowy odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji.

Żadne akty wykonawcze nie odnoszą się do inwentaryzacji, a zatem szczegółowe zasady dotyczące jej przygotowania, przeprowadzania oraz rozliczania instytucja kultury powinna ustalić w swoich uregulowaniach wewnętrznych (np. zarządzenie, instrukcja inwentaryzacyjna, protokół poinwentaryzacyjny).

Inwentaryzacja a kontrola zarządcza

System kontroli zarządczej instytucje kultury tworzą na podstawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (komunikat nr 23 Ministra Finansów w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych). Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej jest jednym z podstawowych mechanizmów kontroli. W jego ramach działają procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne oraz inne dokumenty wewnętrzne, do których zalicza się także instrukcję inwentaryzacyjną. Prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja pozwala na weryfikację danych ujętych w księgach rachunkowych instytucji kultury oraz w razie potrzeby ich aktualizację.

Tym samym wpływa na wycenę majątku oraz prawidłowe zaprezentowanie danych w sprawozdaniu finansowym. Inwentaryzacja jest zatem jednym z najbardziej skutecznych instrumentów kontroli.

Odpowiedzialność za inwentaryzację

Kierownik instytucji kultury jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej kierowanej przez siebie instytucji (art. 53 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych). Ponadto kierownik instytucji kultury ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą o rachunkowości, w tym za przeprowadzenie inwentaryzacji (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości).

Uwaga!

Kierownik instytucji kultury na mocy art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości odpowiada za inwentaryzację także w przypadku powierzenia innej osobie (np. głównemu księgowemu, księgowemu), za jej zgodą, określonych obowiązków w zakresie rachunkowości. Nie wyłącza to jednak odpowiedzialności innych osób za nieprawidłowe przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji. Wszak kierownik instytucji kultury nie może uczestniczyć we wszystkich czynnościach inwentaryzacyjnych. Jego obowiązkiem jest przede wszystkim:

  • wydanie przepisów regulujących inwentaryzację (instrukcja inwentaryzacyjna),
  • zarządzenie przeprowadzenia inwentaryzacji,
  • powołanie komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych,
  • zatwierdzenie dokumentacji z przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji.

Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych

Dyscyplina finansów publicznych to zespół określonych norm prawnych, dotyczących szeroko rozumianej gospodarki finansowej. Ich naruszenie może spowodować pociągnięcie do odpowiedzialności. Katalog czynów stanowiących naruszenie dyscypliny finansów publicznych określono w art. 5–18a ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (dalej: ustawa o dyscyplinie). Nowelizacja ustawy o dyscyplinie z 19 sierpnia 2011 r., która czeka na publikację w Dzienniku Ustaw, przewiduje rozszerzenie katalogu czynów stanowiących naruszenie dyscypliny finansów publicznych o art. 18b i 18c.

Zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych (art. 18 pkt 1 ustawy o dyscyplinie).

Zaniechanie przeprowadzenia inwentaryzacji polega na tym, że kierownik instytucji kultury, pomimo ustawowego obowiązku, nie wyda zarządzenia o jej przeprowadzeniu.

Niewłaściwe przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji może dotyczyć zaniżenia faktycznych strat wynikających z niedoborów składników majątku. Niedobory powinny zostać wyjaśnione, a następnie rozliczone. Najczęściej niedobory uznane za niezawinione odpisywane są w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych lub — jeśli zostaną zakwalifikowane do zawinionych — obciąża się osoby materialnie odpowiedzialne.

Odpowiedzialność ponosi się zarówno za umyślne, jak i nieumyślne naruszenie dyscypliny finansów publicznych (art. 22 ust. 1 ustawy o dyscyplinie).

Kary za niedopełnienie obowiązków inwentaryzacyjnych

Karami za naruszenie dyscypliny finansów publicznych są:

  • upomnienie,
  • nagana,
  • kara pieniężna,
  • zakaz pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi.

Kara pieniężna wymierzana jest w wysokości od jedno- do trzykrotności miesięcznego wynagrodzenia osoby odpowiedzialnej za naruszenie dyscypliny finansów publicznych należnego w roku, w którym doszło do tego naruszenia (art. 31 ust. 2 ustawy o dyscyplinie).
W przypadku gdy ustalenie wysokości wynagrodzenia jest niemożliwe, karę wymierza się w wysokości od jedno- do pięciokrotności przeciętnego wynagrodzenia.

Organ orzekający (Komisja Orzekająca, Główna Komisja Orzekająca) w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych wymierza karę według swego uznania, w granicach określonych w art. 33 ust. 1 ustawy o dyscyplinie. Przy wymierzaniu kary uwzględnia się w szczególności:

  • skutki i stopień szkodliwości naruszenia dyscypliny dla finansów publicznych,
  • stopień winy,
  • cele kary w zakresie społecznego oddziaływania,
  • cele zapobiegawcze i dyscyplinujące, które ma osiągnąć w stosunku do ukaranego.

Ponadto organ wymierzający karę uwzględnia motywy i sposób działania, okoliczności działania lub zaniechania oraz warunki osobiste osoby odpowiedzialnej za naruszenie dyscypliny, jej doświadczenie zawodowe, sposób wywiązywania się z obowiązków służbowych oraz zachowanie po naruszeniu dyscypliny (art. 33 ust. 2 ustawy o dyscyplinie).

Podstawy prawne

  • Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost. zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 102, poz. 585)
  • Komunikat nr 23 Ministra Finansów w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych
  • Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 257, poz. 1726)
  • Ustawa z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 182, poz. 1228)