Pytanie

W budynku samorządowej instytucji kultury znajduje się kotłownia olejowa, z której odprowadzone są rozgałęzienia do ogrzewania przedszkola i biblioteki mieszczące się poza budynkiem instytucji kultury. Na podstawie porozumienia eksploatacja kotłowni oraz zamawianie i przyjmowanie paliwa leży po stronie zakładu komunalnego, który od 2020 r. wystawia fakturę dla instytucji kultury za zużycie oleju we wszystkich trzech jednostkach (nie ma podliczników, które pozwalałyby ustalić ilość zużycia oleju opałowego przez każdą jednostkę). Między samorządową instytucja kultury a biblioteką i przedszkolem zostało zawarte porozumienie o podziale paliwa w wymiarze ⅓ zużycia ogólnego.
Czy w takiej sytuacji prawidłowe jest refakturowanie zakupu paliwa przez samorządową instytucję kultury?

Istnieje możliwość refakturowania kosztów ogrzewania na zasadzie porozumienia (umowy).

Wyjaśnienie

Refakturowanie to obciążenie innego podmiotu (w tym przypadku przedszkola i biblioteki) jako ostatecznego nabywcy kosztami poniesionymi przez instytucję kultury.

Refaktura jest standardową fakturą VAT wystawioną przez nabywającego usługę w imieniu własnym, ale na rzecz ostatecznego jej beneficjenta. A zatem refaktura, którą wystawia instytucja kultury, powinna zawierać wszystkie elementy właściwe dla faktury VAT.

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości) nie reguluje w odrębny sposób kwestii refakturowania kosztów. Koszty i przychody związane z refakturowaniem należy — zgodnie z zasadą memoriału (art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości) — ewidencjonować w okresie, którego dotyczą. Nie ma znaczenia data zapłaty ani data wystawienia faktury i refaktury. W księgach rachunkowych rozlicza się je w tym samym okresie sprawozdawczym.

Proszę pamiętać, że na operacji refakturowania nie może powstać ani zysk, ani strata, ponieważ mogłoby to powodować zniekształcenie wyniku finansowego instytucji kultury w danym okresie sprawozdawczym.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 16 stycznia 2023 r. poz. 120; ost. zm. Dz.U. z 14 lutego 2023 r. poz. 295)