Dom kultury wystąpił o dofinansowanie ze środków unijnych zakupu strojów ludowych i instrumentów muzycznych dla działającego przy nim zespołu folklorystycznego. Dofinansowanie odbywa się na zasadzie refundacji.
Wydatki, które zostaną zrefundowane, dom kultury powinien pokryć ze środków własnych.
Jednostki prowadzące księgi rachunkowe i sporządzające sprawozdania finansowe zgodnie z Ustawą z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości), a więc także instytucje kultury, mają obowiązek rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego (art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości).
A zatem instytucje kultury mają obowiązek wykazać aktywa, pasywa, przychody, koszty oraz wynik finansowy zgodnie ze stanem rzeczywistym. O ujęciu i prezentacji w sprawozdaniu finansowym dotacji otrzymanych w formie refundacji decyduje jej przeznaczenie.
Środki pieniężne, które dom kultury otrzymał na sfinansowanie nabycia środków trwałych, a takimi są stroje ludowe, o ile nie zwiększają one kapitałów (funduszy własnych), zaliczy do rozliczeń międzyokresowych przychodów. Przy czym zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów kwoty zwiększają stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środków trwałych (art. 41 ust. 1 ustawy o rachunkowości).
Ponadto dom kultury powinien prowadzić wyodrębnioną ewidencję księgową środków przyznanych z dotacji celowej oraz wydatków dokonywanych z tych środków (art. 152 ust. 1 Ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych) bez względu na to, czy dotacji tej udzielił organizator czy też inny podmiot do tego upoważniony.
Wydatki dotyczące zakupu strojów ludowych będą refundowane, a więc dom kultury musi najpierw zaangażować środki własne. Otrzymanie dotacji celowej od organizatora mogłoby świadczyć o podwójnym finansowaniu tego samego zakupu, a do takiej sytuacji nie można dopuścić.
Moim zdaniem, dobrym wyjściem jest wystąpienie do organizatora o przyznanie nieoprocentowanej pożyczki na ten cel. Zwrot pożyczki nastąpiłby w momencie wpływu refundacji na konto domu kultury.
W sytuacji, gdy dom kultury nie wykorzystał całej dotacji podmiotowej, powinien ją zwrócić po zakończeniu roku. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby organizator podjął decyzję, że środki te mogą zostać wykorzystane w roku następnym na działalność bieżącą domu kultury. O tę kwotę organizator może pomniejszyć dotację na kolejny rok działalności.