Pytanie

Pytanie dotyczy sposobu reprezentowania dyrektora na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.
Czy osoba, która została upoważniona do zastępowania dyrektora instytucji kultury na okres zwolnienia lekarskiego i następnie urlopu macierzyńskiego, powinna figurować na umowach o pracę i umowach-zleceniach podpisywanych z pracownikami i innymi osobami?
Czy raczej powinien na nich nadal figurować dyrektor, a osoba, która ma upoważnienie, podpisuje się pod pieczątką dyrektora ze słowami «z upoważnienia»?

Zarówno jedno, jak i drugie rozwiązanie zaproponowane w pytaniu jest prawidłowe. Z prawnego punktu widzenia istotne jest bowiem, kto podpisał umowę, a nie kto jest wskazany w jej nagłówku.

Wyjaśnienie

Na podstawie art. 17 Ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (dalej: ustawa o działalności kulturalnej) dyrektor zarządza instytucją i reprezentuje ją na zewnątrz.

Długa nieobecność dyrektora instytucji kultury nie pozbawia go tych uprawnień, ale powoduje konieczność zabezpieczenia ciągłości pracy w instytucji, w tym zaciągania zobowiązań, czyli m.in. zawierania umów w sferze prawa pracy lub prawa cywilnego (umowy o dzieło, umowy-zlecenia).

Na czas swojej nieobecności dyrektor może upoważnić na podstawie art. 98 Ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (dalej: kc) inną osobę, najczęściej swojego zastępcę albo innego pracownika instytucji kultury do zastępowania go w trakcie swojej nieobecności.

Rodzaj i zakres umocowania zależy od treści pełnomocnictwa. Może ono dotyczyć wszystkich czynności prawnych, tylko określonych, albo prawie wszystkich — wówczas w pełnomocnictwie określa się czynności, których osoba zastępująca dyrektora nie może dokonywać, np. zawierania umów o pracę.

Najszerszym rodzajem pełnomocnictwa jest pełnomocnictwo ogólne, obejmujące umocowanie do wszystkich czynności wynikających ze wspomnianego art. 17 ustawy o działalności kulturalnej.

Umowy zawierane w formie pisemnej wymagają podpisania ich własnoręcznie przez osobę umocowaną do ich zawierania (art. 78 § 1 kc). Dlatego drugorzędne znaczenie ma to, czy w tzw. główce umowy wskazany jest dyrektor instytucji kultury czy osoba go zastępująca.

Najważniejsze jest, aby osoba, która własnoręcznie podpisze umowę, miała do tego stosowne pełnomocnictwo. Zresztą, druga strona umowy ma prawo żądać jego okazania dla potwierdzenia, że zawiera umowę z właściwą osobą.

Wzór. Oznaczenie stron umowy zawartej przez pełnomocnika dyrektora

Umowa … nr …
z dnia …

zawarta pomiędzy … (nazwa instytucji) w … (miejscowość)
reprezentowaną przez … (wskazać osobę pełnomocnika, np. Pana Zbigniewa Nowaka)
działającego na podstawie pełnomocnictwa nr … z dnia …
udzielonego przez … (wskazać dyrektora instytucji, np. Panią Hannę Brzozowską Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej)
w … (miejscowość)
a … (określić drugą stronę umowy, np. Panem Leszkiem Czarnym, zamieszkałym…)

Zwracam uwagę, że umowy powinny być sporządzane rzetelnie, a ich treść ma odpowiadać stanowi faktycznemu.

Pod treścią umowy z takim określeniem stron wystarczy wówczas podpis pełnomocnika dyrektora oraz drugiej strony umowy, np. jak w przykładzie we wzorze Zbigniewa Nowaka i Leszka Czarnego.

Podstawa prawna

  • Ustawa z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jedn. Dz.U. z 16 października 2018 r. poz. 1983)
  • Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jedn. Dz.U. z 29 maja 2018 r. poz. 1025; ost. zm. Dz.U. z 31 października 2018 r. poz. 2073)