Instytucja kultury wypłaca pracownikom dodatki funkcyjne. W układzie zbiorowym pracy nie wspomina się o zasadach jego wypłaty w przypadku przebywania na zwolnieniu lekarskim lub korzystania z urlopu wypoczynkowego. Podobnie § 6 Rozporządzenia MKiDN z 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (dalej: w sprawie wynagradzania) wspomina tylko o zasadach jego przyznawania.
Czy w związku z chorobą pracownika dodatek funkcyjny powinien być wypłacany w całości czy pomniejszony za okres przebywania na zwolnieniu lekarskim?
Czy przebywanie na urlopie wypoczynkowym jest podstawą do proporcjonalnego zmniejszenia tego dodatku, czy należy go wypłacić w całości?
Regulacje dotyczące zasad przyznawania dodatku funkcyjnego w instytucji kultury powinny być zawarte w układzie zbiorowym pracy albo w regulaminie wynagradzania. Jeżeli te wewnętrzne akty prawne instytucji kultury milczą na ten temat, pracownikowi przysługuje dodatek funkcyjny także w trakcie nieobecności w pracy usprawiedliwionej chorobą, ponieważ nie ma podstawy prawnej, która uprawniałaby pracodawcę do niewypłacenia pracownikowi dodatku funkcyjnego, np. za czas zwolnienia lekarskiego czy przebywania na urlopie wypoczynkowym.
Ponadto należy pamiętać, że także w trakcie nieobecności pracownik nadal pozostaje zatrudniony na tym samym kierowniczym stanowisku pracy.
Dodatek funkcyjny przysługuje pracownikowi w związku z zajmowaniem określonego kierowniczego stanowiska, np. kierownika działu, zastępcy dyrektora, głównego księgowego (art. 31 ust. 1 Ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej).
Natomiast rozporządzenie w sprawie wynagradzania w § 6 określa:
Wykaz stanowisk pracy, których zajmowanie uprawnia do otrzymywania dodatku funkcyjnego, oraz wysokość tego dodatku powinny być umieszczone w (art. 771 § 2 Ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy kp):
Jeżeli pracodawca chce wprowadzić szczególne regulacje dotyczące przyznawania dodatku funkcyjnego, może to zrobić także w tych aktach prawa wewnątrzzakładowego. Na przykład może przyjąć zasadę, że po nieobecności pracownika pełniącego funkcje kierownicze trwającej dłużej niż 30 dni, osoba go zastępująca otrzymuje prawo do dodatku funkcyjnego. Można też ten termin skrócić.
Najczęściej jednak dla ułatwienia rozliczeń, ale także z przyczyn praktycznych, nie odbiera się dodatku funkcyjnego pracownikowi w trakcie krótkich nieobecności, np. tygodniowych, ale dopiero wówczas, gdy inna osoba faktycznie przejmuje jego obowiązki, a co za tym idzie – odpowiedzialność za wykonywane zadania.