Dom kultury chce zawrzeć umowę o współpracy ze stowarzyszeniem w celu realizacji wydarzenia kulturalnego. W ramach umowy dom kultury przekaże stowarzyszeniu w formie przelewu określoną kwotę środków pieniężnych na pokrycie kosztów ściśle związanych z organizacją tego wydarzenia. Środki te byłyby jednocześnie wkładem własnym stowarzyszenia wymaganym w związku z pozyskaną dotacją na jego organizację.
Czy dom kultury może współpracować ze stowarzyszeniem przy organizacji wydarzeń kulturalnych w takiej formule?
Zasady i szczegóły takiej współpracy powinna określać umowa między instytucją kultury i organizacją pozarządową. Przede wszystkim jednak możliwość takiej współpracy powinien przewidywać statut domu kultury, a wydatki związane z tym przedsięwzięciem musi uwzględniać plan finansowy instytucji.
Instytucje kultury działają na podstawie aktu o ich utworzeniu, a także statutu nadanego przez organizatora. Statut powinien określać m.in. zakres działalności instytucji kultury, w tym zawierać postanowienia dotyczące prowadzenia działalności innej niż kulturalna, jeżeli instytucja zamierza działalność taką prowadzić (art. 13 ust. 1 oraz ust. 2 pkt 2 i 6 Ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, dalej: ustawa o działalności kulturalnej).
Statut określa więc zakres działalności każdej instytucji kultury, czyli działalności kulturalnej, która jest jej podstawową działalnością statutową (art. 9 ust. 1 ustawy o działalności kulturalnej). Statut określa też postanowienia dotyczące prowadzenia działalności innej niż kulturalna, jeżeli instytucja zamierza działalność taką prowadzić.
Chcąc podejmować działania, np. w zakresie współpracy z innymi podmiotami (np. z organizacjami pozarządowymi), instytucja kultury powinna mieć w swoim statucie postanowienia dotyczące możliwości podjęcia takiej współpracy oraz jej zasady. Jeżeli w tym przypadku statut zawiera takie zapisy, instytucja kultury może realizować wydarzenia kulturalne ze stowarzyszeniem. Realizacja takich przedsięwzięć wymaga pisemnej umowy między współorganizatorami, tzn. instytucją kultury i stowarzyszeniem, do której stosuje się przede wszystkim zasadę swobody zawierania umów z art. 3531 Ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, zgodnie z którym strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego. Przy czym w przypadku instytucji kultury trzeba pamiętać o specyfice takich podmiotów, które podlegają przepisom nie tylko ustawy o działalności kulturalnej, ale też Ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: ustawa o finansach publicznych), ponieważ instytucja kultury jest jednostką sektora finansów publicznych.
Kluczowa jest tu zasada, że podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest ustalony przez dyrektora, z zachowaniem wysokości dotacji organizatora, plan finansowy, który sporządza się zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych (art. 27 ust. 3 i 4 ustawy o działalności kulturalnej). Instytucje kultury wyodrębniają w swoich planach finansowych m.in. koszty (w tym za zakup towarów i usług) oraz środki przyznane innym podmiotom (art. 31 pkt 3 lit. c i pkt 5 ustawy o finansach publicznych). Oznacza to, że instytucja kultury powinna ponosić wszelkie koszty w zgodzie ze swoim planem finansowym. Dotyczy to zwłaszcza kosztów realizacji celów statutowych.